Op 25 mei 2018 is de privacywetgeving (AVG) van kracht geworden en zijn de regels omtrent het gebruik van persoonsgegevens strenger geworden. Hieronder leest u hoe wij omgaan met uw gegevens.
Persoonsgegevens die wij verwerken
Sogetsu Branch Nederland (SBN) verwerkt uw persoonsgegevens, omdat u lid bent geworden van onze Branch en u gebruik maakt van onze diensten. Wij verwerken uw persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Invoeringswet algemene verordening gegevensbescherming.
Dit zijn de persoonsgegevens die wij verwerken:
– voor- en achternaam;
– geboortedatum;
– adresgegevens;
– telefoonnummer/gsm;
– datum aanmelding;
– e-mailadres;
– leerling van;
– Sogetsu/STA-nummer;
– registratie Head Quarters Japan;
– certificaat;
– graad;
– wel/niet lesgevend/workshops;
– wel/geen eigen website;
– overige persoonsgegevens die u actief verstrekt bijvoorbeeld: door een profiel op onze website aan te maken, u aan te melden voor een activiteit, in correspondentie en per telefoon.
Sogetsu Branchblad/Nieuwsbrief /aanmeldingsformulier/contactformulier
Wij bieden het Sogetsu Branchblad en een Nieuwsbrief aan waarmee wij u informeren over onze producten en/of diensten. Uw postadres en e-mail worden automatisch toegevoegd aan de ledenlijst als u zich aanmeldt als lid. Als u een contact- of aanmeldformulier op de website invult of ons een e-mail stuurt, dan worden de gegevens die u ons toestuurt bewaard zolang als naar de aard van het formulier of de inhoud van uw e-mail nodig is voor de volledige beantwoording, afhandeling en archivering daarvan.
Bij verzending van de nieuwsbrief of ander mededelingen naar de leden via email maken wij gebruik van BCC.
Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken
Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers.
Waarom we gegevens nodig hebben
De Sogetsu Branch verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doeleneinden:
– afhandelen van uw betaling voor het lidmaatschap/workshops/materialen;
– ledenadministratie Sogetsu Foundation Japan afdeling: Overseas Affairs Department;
– deelnemen aan: workshops (ook het geven van), tentoonstellingen, seminars, evenementen zoals de Floraliën in Gent en het geven van demonstraties;
– bijhouden van lidmaatschapsgegevens;
– verzenden van het Sogetsu Branchblad, de Nieuwsbrief en tussentijdse informatie via e-mail of post;
– voor het sturen van kaartje of mail bij speciale gebeurtenissen;
– plaatsing docent gegevens op onze website met uw instemming;
– om goederen en diensten bij u af te leveren.
Delen met anderen
De Sogetsu Branch verstrekt uitsluitend gegevens aan andere leden indien u daarvoor bij het aangaan van het lidmaatschap of op een later moment toestemming heeft gegeven. Overige verstrekking van gegevens aan derden gebeurt alleen als dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.
Activiteiten
Bij deelname aan activiteiten van de Sogetsu Branch zoals: workshops, tentoonstellingen, demonstraties, seminars en evenementen zoals de Floraliën in Gent, geeft u toestemming aan de SBN om gebruik te mogen maken van foto, beeld en geluidsopnamen, gemaakt tijdens deze activiteiten, voor plaatsing in het Branchblad, op de website en op de sociale media.
Cookies
Sogetsu Branch Nederland maakt geen gebruik van cookies.
Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. U kunt een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering sturen naar rmachielse60@gmail.com.
Gegevens van leden worden bij de ledenadministratie direct na opzegging uit de actieve administratie verwijderd.
Beveiliging
Sogetsu Branch Nederland neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact met ons op via: voor algemeen: Rita van der Werf, ritavanderwerf90@gmail.com; voor de website: Anita Mathijssen, ajhm.mathijssen@kpnmail.nl.
Alle personen die namens/via de SBN van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan. Bijvoorbeeld: als een lid de ledenlijst opvraagt dan is dat uitsluitend voor eigen gebruik en geeft de lijst niet door aan anderen.
Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
De bestuursleden zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
Uitwisseling met externe gebruiker
Uw adresgegevens worden verstrekt aan drukkerij Editoo voor het drukken en verzenden van het Sogetsu Branchblad. Editoo is ook gehouden aan de privacy wetgeving en past deze toe. Zie haar Algemene Voorwaarden.
Websites van derden
Deze verklaring is niet van toepassing op websites van derden die door middel van links met deze website zijn verbonden. Wij kunnen niet garanderen dat deze derden op een betrouwbare of veilige manier met uw persoonsgegevens omgaan. Wij raden u aan de privacy-verklaring van deze websites te lezen alvorens van deze websites gebruik te maken.
Aanpassen privacy-verklaring
Sogetsu Branch Nederland behoudt zich het recht voor deze privacy-verklaring aan te passen. Wijzigingen zullen op onze website worden gepubliceerd. Controleer daarom regelmatig de privacy-verklaring voor het meest actuele privacy-beleid.
Klachtenrecht
Mocht u klachten hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Indien wij er met u niet uitkomen dan heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van de privacy bescherming.
Opgemaakt 5 juni 2018